Что такое инвойс?

Фото инвойсИнвойс - это самый главный документ, который должен сопровождать коммерческие и некоммерческие грузы в международных перевозках. В нём отображаются все основные моменты сделки -  наименование и количество товара, его стоимость, продавец и покупатель, условия поставки и т.п. 

В зависимости от задач, существуют два вида инвойса,  - это Проформа инвойс и Коммерческий инвойс. 

  • По проформе инвойса, покупатель может сделать предоплату за продукцию, а также оплатить товар, после его изготовления. Соответственно в нем обязательно указывать реквизиты банка, по которым будут осуществляться платежи. В данном документе допускается писать ориентировочное количество товара, т.к. на этом этапе еще не понятно - какими партиями будет идти отгрузка, сколько завод сможет произвести с учетом отбраковки и т.д.
  • Коммерческий инвойс требует точности заполнения, так как данный документ будет основой для таможенного оформления.

Четко установленной формы инвойса нет, поэтому каждый отправитель делает его по своему усмотрению. Из-за чего, очень часто возникают дополнительные сложности при прохождении таможенного контроля, особенно в странах СНГ.

Имея многолетнюю практику международных грузоперевозок и таможенного оформления, мы вывели универсальную форму этого документа, по которой уже успешно оформилось множество различных товаров. 

Раскроем наш главный "секрет" - все данные внесенные в поля инвойса должны буква в букву совпадать с данными других товаросопроводительных документов: упаковочными листами, контрактом, спецификацией, CMR, товарными накладными.

Бланк инвойс

Итак заполнение инвойса:

Заглавная информация -  форма инвойса, номер и дата.
Seller / Продавец - в данном поле должна содержаться информация о названии продавца / грузоотправителя. Если грузоотправитель отличается от продавца, то об этом должно быть упомянуто (например фразой: On behalf of ). 

Consignee / Грузополучатель  -  это поле должно содержать наименование грузополучателя. 

Buyer / Покупатель. Если грузополучатель и покупатель не одно лицо, то название покупателя указывается в этой графе. 

Other refference / інша інфо.:  При наличии контракта, его следует указывать в этой графе. Как в проформе инвойса, так и в коммерческом инвойсе.

Name of vessel / Track : необязательное поле. Указывается номер транспортного средства.

Place of destination / Место доставки: необязательное поле. Место, как правило область, регион, город, куда необходимо поставить товар.

Place of loading / Место загрузки: необязательное поле. Место где будет осуществляться погрузка.

Point of destination / Пункт доставки: необязательное поле. Как правило точный адрес улица, номер дома, куда будет доставлен груз.

Terms of delivery / Условия поставки: Одна из самых частых ошибок, отправитель/ экспортер не заполняет это поле. А от условий поставки напрямую зависит размер таможенных платежей. Тут речь идет про Инкотермс 2000, Инкотермс 2010, Инкотермс 2020. 

Article and marking / Артикул:   В данном поле фиксируется информация о фактически поставляемом товаре и его маркировке, которая, еще раз подчеркиваем, должна сходится со всеми документами (контрактом, спецификацией, упаковочными листами, CMR, товарными накладными, коносаментом)

Country of destination / Страна назначения (не обязательно). Страна куда необходимо поставить товар.

Country of origin / Страна происхождения  Это поле является обязательным, если с перевозимым грузом нет соответствующих сертификатов происхождения. При наличии сертификата данная графа может не заполняться.

Description of goods / Описание товара: В этом поле указываем наименование товара. Важно понимать, что указанная формулировка не должна отличаться от других товарно транспортных документов, таких как Контракт (Спецификация), упаковочный лист,  транспортных накладных. 

Обратите внимание, что в CMR допускается обобщенная формулировка товара в группы. К примеру, когда экспортируются автомобильные запчасти и в инвойсе у нас четко указано тормозные колодки, диски, фары, кабеля, кузовные части, то в CMR допускается указать “Auto spare parts”. Подробнее про ЦМР читайте тут.

Quantity / кол-во Price, USD / цена Total amount USD / Всего 

Все просто и понятно, но даже в таких случаях мы наблюдали ошибки - неправильно умножали количество товара на стоимость за единицу, значительно заокруглили сумму товара, что не соответствовало контракту и другим документам. 

Поэтому нужно следить, чтоб все было указано в соответствии с другими документами. Хотим обратить ваше внимание, что количество товара, указанное в инвойсе и в упаковочном листе может отличаться от количества в транспортных документах, по причине консолидации товара в паллеты, коробки.

Документы

Bank detail / Банковские реквизиты - следует заполнять внимательно, так как это залог, того что вы получите ваши деньги быстро и они не зависнут на транзитном счету банка.

Other condition /другие условия: В некоторых случаях производитель (экспортер) использует инвойс как договорной документ (контракт), в таком случае на обратной стороне инвойса они указывают основные условия договоренностей.

Инвойс в рамках зоны свободной торговли

Если сделка осуществляется в рамках зоны свободной торговли с Евросоюзом (Регіональна конвенція про Пан-Евро Середземноморські Преференційні правила Походження) и отправитель имеет авторизированный код экспортера или хочет отгрузить товар по инвойсу-декларации, то к инвойсу необходимо добавить следующую фразу:

The exporter of the products covered by this document (customs authorization No ...(1)) declares

that, except where otherwise clearly indicated, these products are of ...(2) preferential origin.

Експортер продукції, на яку поширюється цей документ (митний дозвіл № ...(1)), заявляє,

що за винятком випадків, де це явно зазначено, ці товари є товарами преференційного

походження.... ...(2)

___________________________________________(3)

(Місце та дата)

__________________________________________ (4)

 

Уточним, что следует указать в свободных местах этой записи:

1. (1) Если оформление декларации осуществляется авторизованным экспортером - номер таможенного полномочия должно быть указано в этом месте.

Если оформление декларации осуществляется не уполномоченным экспортером, оставляем без изменений.. При этом преференция действует только в случае суммы инвойса до 6000 евро. И такой инвойс приобретает статус “инвойс-декларация”.

2. (2) Указывается страна происхождения товара. 

3. (3) Место и дата. Эти сведения могут не упоминаться, если информация содержится непосредственно в документе. 

4. (4) Подпись экспортера, дополнительно фамилия и имя лица, которое подписало декларацию. Эта информация должна быть указана разборчиво. В случае, если не требуется подпись экспортера, освобождение от подписи также предусматривает и освобождение от указания фамилии и имя лица. 

Вот краткая информация о инвойсе, его формах и правилах заполнения. Конечно, все что мы знаем о документах в международных перевозках невозможно изложить в рамках одной статьи. Но надеемся, что вышеизложенная информация, как и бланк инвойса будут полезны Вам. Если у Вас остались вопросы или Вы решите поручить ваши международные перевозки профессионалам, свяжитесь с нами по телефону или через форму на сайте.