Інвойс - це найголовніший документ, який має супроводжувати комерційні та некомерційні вантажі у міжнародних перевезеннях. У ньому відображаються всі основні моменти угоди - найменування та кількість товару, його вартість, продавець та покупець, умови постачання тощо.
Залежно від завдань, існують дві форми інвойса - це Проформа інвойс і Комерційний інвойс.
По проформі інвойса, покупець може зробити передплату за продукцію, і навіть оплатити виготовлення товару. Відповідно в ньому обов'язково вказувати реквізити банку, за якими здійснюватимуться платежі. У цьому документі допускається писати орієнтовну кількість товару, так як ще не зрозуміло - якими партіями буде відбуватися відвантаження, скільки завод зможе виробити з урахуванням браку і т.д.
Комерційний інвойс вимагає точності заповнення, оскільки цей документ є основою митного оформлення.
Чітко встановленої форми інвойсу немає, тому кожен відправник робить його на власний розсуд. Через це дуже часто виникають додаткові складності при проходженні митного контролю, особливо в країнах СНД.
Маючи багаторічну практику міжнародних вантажоперевезень та митного оформлення, ми вивели універсальну форму цього документа, за якою вже успішно оформилося багато різних товарів.
Розкриємо наш головний секрет - всі дані внесені в поля інвойсу повинні, літера в літеру, співпадати з даними інших товаросупровідних документів: пакувальними листами, контрактом, специфікацією, CMR, товарними накладними.
Отже, заповнення інвойсу:
Заголовок - форма інвойсу, номер та дата.
Seller / Продавець - в даному полі повинна міститися інформація про назву продавця / відправника вантажу. Якщо відправник вантажу відрізняється від продавця, то про це має бути згадано (наприклад фразою: On behalf of ).
Consignee / Вантажоодержувач: це поле має містити назву вантажоодержувача.
Buyer/Покупець: Якщо вантажоодержувач та покупець не одна особа, то назва покупця вказується у цій графі.
Other refference / інша інфо.: За наявності контракту його слід вказувати в цій графі. Як у проформі інвойса, так і у комерційному инвойсі.
Name of vessel / Track: необов'язкове поле. Вказується номер транспортного засобу.
Place of destination / Місце доставки: необов'язкове поле. Місце, зазвичай область, регіон, місто, куди потрібно доставити товар.
Place of loading / Місце завантаження: необов'язкове поле. Місце, де буде здійснюватися навантаження.
Point of destination / Пункт доставки: необов'язкове поле. Як правило, точна адреса - вулиця, номер будинку, куди буде доставлений вантаж.
Terms of delivery / Умови постачання. Одна з найчастіших помилок відправника/ експортера не заповнює це поле. А від умов постачання залежить розмір митних платежів. Тут йдеться про Інкотермс 2000, інкотермс 2010, інкотермс 2020.
Article and marking / Артикул У даному полі фіксується інформація про товар, що фактично поставляється, і його маркування, яке, ще раз підкреслюємо, має сходитися з усіма документами (контрактом, специфікацією, пакувальними листами, CMR, товарними накладними, коносаментом)
Country of destination / Країна призначення (необов'язково). Країна, куди необхідно поставити товар.
Country of origin / Країна походження: Це поле є обов'язковим, якщо з вантажем, що перевозиться, немає відповідних сертифікатів походження. За наявності сертифіката ця графа може не заповнюватися.
Description of goods / Опис товару: У цьому полі вказуємо найменування товару. Важливо розуміти, що зазначене формулювання не повинно відрізнятися від інших товарно-транспортних документів, таких як контракт (специфікація), пакувальний лист, транспортна накладна.
Зверніть увагу, що у CMR допускається узагальнене формулювання товару у групи. Наприклад, коли експортуються автомобільні запчастини та в інвойсі у нас чітко зазначено гальмівні колодки, диски, фари, кабелі, кузовні частини, то в CMR допускається вказати “Auto spare parts”. Докладніше про ЦМР читайте тут.
Quantity / Кількість Price, USD / ціна Total amount USD / Усього: Все просто і зрозуміло, але навіть у такому полі, ми спостерігали помилки – неправильно помножили кількість на вартість товару за одиницю, значно заокруглювали суму товару, що не відповідало контракту та іншим документам. Тому слід стежити, щоб усе було зазначено відповідно до інших документів. Хочемо звернути вашу увагу, що кількість товару, вказана в інвойсі та в пакувальному листі може відрізнятись від кількості у транспортних документах, так відбувається через консолідацію товару в палети, коробки.
Bank detail / Банківські реквізити - слід заповнювати уважно, адже це запорука того, що ви отримаєте ваші гроші швидко і вони не зависнуть на транзитному рахунку банку.
Інші умови /інші умови: У деяких випадках виробник (експортер) використовує інвойс як договірний документ (контракт), у такому разі на зворотному боці інвойсу вони вказують основні умови домовленостей.
Інвойс в рамках зони вільної торгівлі
Якщо угода здійснюється в рамках зони вільної торгівлі з Євросоюзом (Регіональна конвенція про Пан-Євро Середземноморські Преференційні правила Походження) та відправник має авторизований код експортера або хоче відвантажити товар за інвойсом-декларацією, то до інвойсу необхідно додати таку фразу:
The exporter of the products covered by this document (customs authorization No ...(1)) declares
that, except where otherwise clearly indicated, these products are of ...(2) preferential origin.
Експортер продукції, на яку поширюється цей документ (митний дозвіл № ...(1)), заявляє,
що за винятком випадків, де це явно зазначено, ці товари є товарами преференційного
походження.... ...(2)
___________________________________________(3)
(Місце та дата)
__________________________________________ (4)
Уточнимо, що слід вказати у вільних місцях цього запису:
(1) Якщо оформлення декларації здійснюється авторизованим експортером - номер митного повноваження має бути зазначено у цьому місці.
Якщо оформлення декларації здійснюється не уповноваженим експортером, залишаємо без змін. При цьому преференція діє лише у разі суми інвойсу до 6000 євро. І такий інвойс набуває статусу “інвойс-декларація”.
2. (2) Вказується країна походження товару.
3. (3) Місце та дата. Ці відомості можуть не згадуватися, якщо інформація міститься безпосередньо у документі.
4. (4) Підпис експортера, додатково прізвище та ім'я особи, яка підписала декларацію. Ця інформація має бути вказана розбірливо. У випадку, якщо не потрібний підпис експортера, звільнення від підпису також передбачає звільнення від вказівки прізвища та ім'я особи.
Ось коротка інформація про інвойс, його форми та правила заповнення. Звичайно, все, що ми знаємо про документи в міжнародних перевезеннях, неможливо викласти в рамках однієї статті. Але сподіваємося, що викладена інформація, як і бланк інвойсу придатний для завантаження будуть корисні Вам. Якщо у Вас залишилися питання або Ви вирішите доручити міжнародні перевезення професіоналам, зв'яжіться з нами по телефону або через форму на сайті.
